AI-verklaring

1. Waarom deze verklaring

Artificiële intelligentie (AI) speelt een steeds grotere rol in onze samenleving. Als lokaal bestuur willen we duidelijk en eerlijk uitleggen wanneer, waarom en hoe wij AI gebruiken. Zo houden we het vertrouwen hoog en weet elke burger wat hij of zij van ons kan verwachten.

2. Wat verstaan we onder AI

Wij gebruiken de volgende definitie uit onze AI-visie:

“Artificiële Intelligentie is de mogelijkheid van een machine om mensachtige vaardigheden te vertonen, zoals redeneren, leren, plannen en creativiteit.”

AI-toepassingen kunnen teksten helpen schrijven, informatie verwerken, beelden genereren of repetitieve taken ondersteunen. Ze nemen geen beslissingen in onze plaats: dat blijft altijd menselijke verantwoordelijkheid.

3. Hoe en waarvoor gebruiken we AI

Gemeente Londerzeel zet AI verantwoord in om:

• werkprocessen te vereenvoudigen of te automatiseren
• medewerkers te ontlasten, zodat zij meer tijd hebben voor persoonlijk contact
• burgers sneller en duidelijker te informeren
• kwaliteitsvolle communicatie en dienstverlening te ondersteunen
• leerprocessen en administratie in onze onderwijsdiensten te versterken

AI voor tekst

We gebruiken AI op verschillende manieren bij tekstverwerking.  

AI kan:

• teksten herformuleren of leesbaarder maken
• langere stukken informatie samenvatten
• structuur aanbrengen in documenten
• ideeën of invalshoeken voorstellen
• een eerste tekstversie aanreiken die medewerkers volledig nalezen en herschrijven
• ondersteunen bij vertaling of eenvoudige taal
• helpen bij het opmaken of ordenen van documenten  

In alle gevallen blijft de inhoud onder menselijke controle: medewerkers controleren, passen aan en bepalen de uiteindelijke boodschap.  

AI voor afbeeldingen

Soms gebruiken we AI om illustraties of beeldmateriaal te maken. We maken hierbij een onderscheid tussen twee soorten beelden:

• Levensechte, realistische beelden: wanneer AI wordt ingezet om fotorealistische afbeeldingen te genereren die als echt zouden kunnen worden beschouwd, vermelden we dit altijd expliciet via een onderschrift of tag. Zo weet je steeds dat het niet om een echte foto gaat.
• Grafische illustraties: bij duidelijk grafische of gestileerde illustraties (zoals iconen, infografieken of tekeningen) is geen aparte vermelding nodig, omdat hier geen verwarring mogelijk is met de werkelijkheid.

• De zoekfunctie op onze website: Als je een vraag stelt via de zoekfunctie, stelt een AI-systeem zelf een antwoord op in gewone taal, op basis van de informatie op onze webpagina's. Je ziet altijd duidelijk dat dit antwoord door AI gemaakt is.Zo'n antwoord is een hulpmiddel, geen officieel standpunt en geen beslissing. AI kan zich vergissen, informatie samenvoegen die niet bij elkaar hoort, of een recente wijziging missen. Gaat het over een aanvraag, een premie, een termijn of iets met financiële of juridische gevolgen? Kijk dan de webpagina zelf na of bel of mail de dienst. Wat op de officiële pagina staat, telt.
• Het registreren van je vraag, mail, klacht of formulier: Elke dag komen er berichten binnen via mail, formulieren en het meldingsloket. AI leest die berichten, bepaalt waarover ze gaan en registreert ze bij de juiste dienst in het juiste register. Een medewerker kijkt dat nadien na en past aan waar nodig.

4. Transparantieregels en labels

We willen helder zijn over de rol van AI en daarom gebruikt de gemeente onderstaande transparantie-labels:

Niveau 4 – Beperkt gebruik (taal & vorm)

AI hielp enkel bij spelling, formulering of vertaling. De inhoud komt volledig van een medewerker. Vermelding is niet verplicht.

Niveau 3 – Kleine inhoudelijke impact

De medewerker schreef de basis. AI hielp bij structureren, verkorten of verduidelijken. In publieke communicatie wordt dit opgevangen door deze algemene AI-verklaring. Er is geen expliciete vermelding op de tekst zelf.

Niveau 2 – Grote AI-bijdrage

AI maakte een eerste versie, een medewerker herschreef en controleerde grondig. De vermelding verloopt via een label, verwijzend naar deze AI-verklaring.

Niveau 1 – Volledig of bijna volledig AI-gegenereerd

AI leverde het grootste deel van de tekst. De medewerker controleerde alles. Bij dit niveau wordt altijd expliciet vermeld dat AI werd gebruikt. De vermelding verloopt via een label, verwijzend naar deze AI-verklaring.

Autonome AI-beslissingen

AI beslist nooit zelfstandig over je dossier, je rechten of je aanvraag. Alle beslissingen worden door medewerkers genomen. Wat AI wel zelfstandig doet, is administratief werk voorbereiden, zoals het sorteren en registreren van binnenkomende berichten. Een medewerker kijkt dat na en blijft verantwoordelijk.

5. Hoe wij zorgen voor veilig, verantwoord gebruik

Ons AI-beleid is gebaseerd op zes principes.

• Privacy: we werken enkel met veilige systemen, houden ons aan de GDPR en gebruiken alleen passende data.
• Transparantie: we vermelden AI-gebruik wanneer dat relevant is en communiceren helder naar burgers.
• Correctheid: medewerkers controleren altijd de uitkomsten van AI.
• Professionalisme: medewerkers krijgen opleidingen zodat zij AI verantwoord kunnen gebruiken.
• Duurzaamheid: we gebruiken AI enkel als het echt een meerwaarde biedt, bewust van de energie-impact.
• Ethisch gebruik: AI-toepassingen moeten eerlijk, inclusief en niet-discriminerend zijn.
• Innovatie: AI-systemen brengen innovatie binnen in de organisatie, er is ruimte om te experimenteren.

Bepaalde toepassingen zijn voorlopig niet toegestaan, zoals systemen die automatisch mensen selecteren of beoordelen zonder menselijke tussenkomst.

6. AI-geletterdheid van onze medewerkers

Verantwoord werken met AI begint bij kennis en vaardigheden. Daarom investeert Gemeente Londerzeel actief in de AI-geletterdheid van al haar medewerkers.

Wij definiëren AI-geletterdheid als het geheel van kennis, vaardigheden en attitudes die nodig zijn om AI-toepassingen verantwoord, kritisch en efficiënt te gebruiken.

Concreet hebben al onze medewerkers een interne AI-geletterdheidssessie gevolgd. Tijdens deze sessies leerden zij onder meer hoe AI werkt, wat de mogelijkheden en beperkingen zijn, en hoe ze AI-tools op een veilige en doordachte manier kunnen inzetten in hun dagelijks werk. Daarnaast lopen er testgroepen waarin medewerkers specifieke AI-toepassingen uittesten en ervaringen delen, en volgen onze interne experts regelmatig bijkomende vormingen.

Zo zorgen we ervoor dat elke medewerker die met AI werkt, dit doet met de juiste kennis en een kritische blik.

7. Wat burgers mogen verwachten

Als burger mag je rekenen op:

• heldere communicatie wanneer AI een betekenisvolle rol speelt
• veilige en zorgvuldige omgang met uw gegevens
• correcte en door mensen gecontroleerde informatie, ook wanneer AI ondersteunt
• levensechte AI-beelden die duidelijk gelabeld zijn, zodat u weet wanneer iets door AI werd gemaakt
• medewerkers die opgeleid zijn om verantwoord met AI om te gaan
• een bestuur dat kritisch, verantwoordelijk en transparant omgaat met nieuwe technologieën